O que é o Kanban?

Kanban é uma metodologia que enfatiza a melhoria através de um fluxo constante de trabalho, onde as tarefas fluem sem problemas do início ao fim, minimizando o desperdício e os atrasos.

A ideia fulcral do Kanban é a abordagem visual: a eficiência prometida reside na visualização do trabalho por meio dos chamados “quadros Kanban” que ajudam as equipas a acompanhar o progresso e a gerir as tarefas de forma mais eficaz.

 

Uma breve história

A palavra “Kanban” combina as palavras japonesas “sinal” (Kan 看) e “quadro” (Ban 板), que reflectem a sua natureza visual. 👁️👁️

O Kanban teve origem na década de 1940, quando o engenheiro da Toyota, Taiichi Ohno, revolucionou o fabrico ao passar de um processo de “push (empurrar, que significa antecipar a procura) para um processo de “pull” (puxar, ou seja, criar com base na procura do mercado). Em vez de empurrar trabalho para o sistema, o Kanban puxa tarefas de uma lista de pendências.

Isto assegura um fluxo constante e evita sobrecarregar os membros da equipa, limitando a quantidade de trabalho na coluna de tarefas em curso.

 

Hoje em dia, o Kanban é amplamente utilizado para visualizar o trabalho e melhorar a colaboração, permitindo às pessoas gerir as tarefas de forma mais eficiente, minimizando o trabalho em curso (WIP – Work in Progress).

 

Porquê utilizar o Kanban?

Ao visualizarem os fluxos de trabalho, as equipas optimizam a atribuição de recursos e mantêm um ritmo constante.

Kanban incentiva a um refinamento iterativo, permitindo que as equipas evoluam os seus processos.

Seja no desenvolvimento de software ou de produtos ou outros domínios, o Kanban adapta-se às necessidades da sua equipa.

 

 

Como funciona?

Os quadros Kanban são quadros visuais que representam as fases de trabalho como colunas e as tarefas como cartões.

À medida que o trabalho avança, os cartões deslocam-se pelas colunas, dando aos trabalhadores visibilidade em tempo real.

Pode adicionar ou modificar colunas conforme necessário!

 

Num quadro Kanban típico, encontrará várias colunas, que podem ser personalizadas para se adaptarem ao fluxo de trabalho específico da sua equipa:

Pendentes: tarefas que serão abordadas mais tarde. É o ponto de partida para a sua equipa.

Pedido: tarefas que estão prontas para começarem a ser realizadas. São as próximas na fila para os membros da equipa.

Em curso: tarefas que estão a ser realizadas activamente neste momento. É onde a acção acontece.

Revisão/QA: após a conclusão, as tarefas são transferidas para aqui, para revisão ou garantia de qualidade.

Concluído: as tarefas que foram concluídas com êxito aparecem nesta coluna.

 

Este sistema também mede o desempenho através de métricas como o tempo de execução (do pedido à conclusão) e o tempo de ciclo (tempo passado a realizar activamente uma tarefa).

Inclui a retrospectiva, o que significa que a sua equipa discutirá regularmente as melhorias.

No Kanban, a gestão de tarefas bloqueadas é crucial para manter um fluxo de trabalho regular. 🔒

Os itens de trabalho bloqueados são visíveis no quadro Kanban utilizando uma bandeira ou um marcador para destacar os cartões em que ainda não podemos trabalhar.

Podemos incluir pormenores no cartão, tais como os motivos do bloqueio (falta de informação, requisitos pouco claros…), a pessoa responsável por desbloquear esse elemento de trabalho, a data do bloqueio, etc.

Os problemas bloqueados serão escalados e, em seguida, a equipa determinará quando e como resolvê-los, prontamente.

A gestão urgente do trabalho bloqueado garante um processo de entrega mais previsível. 🚀

 

Semelhanças entre Kanban, Lean e Kaizen

 

👉🏻 Kanban

Como já vimos, o Kanban visualiza o trabalho e optimiza o fluxo de itens de trabalho em diferentes fases. Os quadros representam as fases do fluxo de trabalho e os itens de trabalho, estabelecendo limites para os níveis de trabalho em curso e ajustando cada etapa para aumentar a produtividade.

Nas empresas que optam pelo Kanban, a procura do cliente impulsiona o trabalho (baseado em “pull”).

 

👉🏻 Kaizen

Kaizen significa “melhoria contínua”.

Trata-se de uma mentalidade que promove a aprendizagem contínua e a mudança positiva. Encoraja pequenas mudanças incrementais, com a participação de todos os níveis e com ênfase na redução de resíduos.

Enquanto o Kanban se concentra na visualização do trabalho e na optimização do fluxo, o Kaizen promove uma cultura empresarial de melhoria contínua.

 

👉🏻 Lean Six Sigma

A principal diferença é que o Kanban utiliza a visualização como a principal ferramenta para detectar e eliminar problemas, enquanto o Lean se baseia em dados e análises estatísticas.

Além disso, o Kanban centra-se na equipa e é orientado para o processo, enquanto o Lean se centra no cliente e é orientado para o processo.

 

O Kaizen complementa o Kanban ao promover a melhoria contínua e o envolvimento dos colaboradores. As organizações podem adoptar ambas as metodologias em simultâneo para obterem melhores resultados. 🌟

 

 

Kanban pessoal para a vida quotidiana

O sistema Kanban também pode ser utilizado na nossa vida quotidiana, para nos mantermos organizados e melhorarmos a produtividade. 🌟

A metodologia Kanban pessoal adapta esta filosofia para ajudar as pessoas a gerir o seu quotidiano.

Eis como o pode utilizar:

 Criar o seu quadro Kanban pessoal:

Divida um quadro branco, uma folha em branco ou post-its coloridos na porta do frigorífico em 3 secções verticais:

“Pedido”, “Em curso” e ”Concluído”.

Agora, adicione tarefas a cada uma das colunas utilizando um marcador ou um pionés.

 

É importante ser consistente e limitar a coluna “Em curso” a 3 ou 4 tarefas de cada vez para maximizar a produtividade.

 

O Kanban Pessoal ajuda-o a organizar a sua vida, dando prioridade às tarefas de forma eficaz através de uma representação visual.

 

Deve estar a perguntar-se: porque é que existe uma coluna “Concluído”? Porque é que precisamos de registar as tarefas que já terminaram?

Porque ver as tarefas concluídas faz-nos sentir motivados e realizados! Assim, é mais provável que sejamos consistentes e continuemos a utilizar o processo.

O Taiichi Ohno era um tipo inteligente, certo?

 

Quem pode beneficiar do Kanban pessoal?

👉🏻 Gestores domésticos: organizar as tarefas domésticas e os projectos pessoais.

👉🏻 Estudantes: optimizar o tempo de estudo gerindo as tarefas.

👉🏻 Trabalhadores remotos: acompanhar o progresso do trabalho de forma eficiente para melhorar o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal.

 

Desde o chão de fábrica da Toyota na década de 1940 até ao desenvolvimento de software dos nossos dias, o Kanban — tal como outras metodologias japonesas — resistiu ao teste do tempo!

Abrace esta filosofia, utilize os quadros para visualizar o seu trabalho ou as tarefas da casa e prepare-se para ver as coisas passarem de “pedido” a “concluído”! 🚀

 

 

Para saber mais, consulte esta informação adicional:

👉🏻https://asana.com/pt/resources/what-is-kanban

👉🏻 https://blog.imam.com.br/agile-scrum-kanban-kaizen-pmbok/

 

 

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E se tiver alguma dúvida, não hesite em deixar um comentário. 😊👍

 

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